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報價單不被亂改,轉成PDF檔
使用買賣、維修或進銷存的軟體時,都會有一個估價或客戶報價功能,
在報完價時,通常要是品項多或公司行號,會要求給報價單,這時就是大學問了,
用傳真是古早的方式,立即又有效,
但很常遇到字不清楚、傳真機沒紙、還是顏色深的地方一片黑,
重點要是需要客戶簽名,再回傳就真的是一片黑壓壓了。
其實科技在進步,現在不是都有電腦還是智慧型手機了,
用網路傳mail過去,不用擔心上述的問題,
要幾頁有幾頁,只是擔心會被客戶不小心修改、還是明明排好的版面去那都亂了,
這時轉換成PDF的格式就不用擔心了,而且很專業,不怕被修改。
以下就是我整理出來使用PDF的好處:
1. PDF是跨平台便攜式文件格式,它可以在 Windows,Macintosh和Unix系統上開啟。
2. 保存原始文件樣貌,不用擔心被價格修改或版面格式跑掉,也能立即以原始方式印出。
3. 可以將文件容量壓縮至原來的數十到數百分之一,方便傳輸或發送E-Mail。
4. 可以設定密碼及保護,來分別設定列印、閱讀或拷貝的權限。
通常在進銷存的軟體裡可以找得到此功能,我以汽車保養廠的軟體來舉例,
在列印時,都可以找得到直接印出或以檔案的方式存檔。
請點選存成"PDF"格式即可。
當然,要是你想給客戶編輯,也可以選用Word、Excel格式啦。
要特別注意選成TIF或JPG等,如果要傳mail可能會遇到困難,因為會像大怪獸,
被發mail的伺服器擋下哦,所以PDF還是首選囉。
報告完畢,有報價單轉PDF的問題可以提出討論。
馬力歐 2014/4/6
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